De conformidad con las disposiciones contenidas en el Decreto 1082 de 2015, el DNP es la entidad encargada de adelantar, entre otras funciones, los procesos de coordinación y supervisión de la organización, administración, implementación, mantenimiento, validación y controles de calidad de los datos que conforman el Sisbén, así como certificar y publicar la Base Nacional.
De manera puntual frente al desarrollo de los procesos de validación y control de calidad, es preciso destacar que esta competencia encuentra sustento en lo dispuesto en el Artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, el cual incluye como uno de los principios de la transparencia y acceso a la información pública el de calidad de la información. En virtud de este principio, toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por los sujetos obligados, que conforme al Artículo 5 de la misma Ley comprende a todas las entidades públicas, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.
Así, el Artículo 2.2.8.3.3. del Decreto 1082 de 2015 establece que "Con el propósito de garantizar la calidad de la información de las personas registradas en el Sisbén, la misma estará sujeta a procesos de validación y controles de calidad aplicados por el DNP, que incluyen el cruce con bases de datos internas o externas, la obtención directa de información por el DNP o la entidad territorial, el cotejo de información con diferentes fuentes, y ejercicios de seguimiento aleatorio (…)".
En este sentido, tal como lo indica la misma disposición, el DNP podrá realizar los mencionados procesos a través de visitas en sitio, especialmente en los eventos en los cuales se evidencie inexactitud o incongruencia de la información registrada, con ocasión de peticiones, quejas, reclamos o solicitudes (PQRS), y los mismos procesos de validación y controles de calidad. La norma dispone que, en estos casos, se aplicará una nueva encuesta, la cual se sujetará a los términos de envío de la información por parte de la administración municipal para surtir un nuevo proceso de validación.
Frente a este punto, es pertinente resaltar que con la metodología IV del Sisbén se eliminan las bases locales que eran directamente modificadas por los municipios y distritos. Así, en adelante, dichos entes territoriales únicamente tendrán que remitir novedades al DNP para su validación y publicación en la Base Certificada Nacional. En este marco, el control de calidad de la información se realiza en dos momentos, a saber: (i) en la captura de la información desde DMC (SisbenAPP Móvil) o desde el módulo de digitación de solicitudes del sistema local, que será luego remitida por el municipio o distrito al DNP; y (ii) al realizar el proceso de consolidación de la Base Nacional, depuración y certificación de los registros por parte del DNP.
El primer filtro de calidad lo hace la entidad territorial, la cual evalúa la consistencia de la información, su completitud y estructura, y trasmite la información al DNP para que este realice el proceso de consolidación de la información en la Base Nacional. Allí se realizan validaciones a la información en diferentes aspectos como consistencia e identificación a través de cruces con la Registraduría Nacional del Estado Civil, como resultado de lo cual, se aprueban o se rechazan las solicitudes que fueron registradas desde el territorio. Cabe mencionar, que todas las solicitudes que son rechazadas por el proceso de consolidación de la base de datos Sisbén IV, deben ser tramitadas nuevamente de acuerdo con el motivo del rechazo, de tal manera que este sea corregido y se evite una nueva devolución.
Por su parte, durante el proceso de depuración, se identifican los casos duplicados, conformando de esta manera una base con registros únicos sobre la que podrán aplicarse las validaciones y actualizaciones de información por registros administrativos. En este proceso se identifica a la población fallecida y se establecen los registros que estarán en verificación.
Los casos en verificación corresponden, de acuerdo con el Artículo 2.2.8.1.4.del Decreto 1082 de 2015, a aquellos registros que por los procesos de validación y controles de calidad no reúnen los requisitos para ser validados desde el DNP. Estos procesos de validación y controles de calidad se efectúan mediante la interoperabilidad con otras bases de datos certificadas, así como a partir de la revisión periódica de los cambios en la información reportada por los ciudadanos, a través del análisis de la base de datos.
A continuación, se describen algunas situaciones que pueden dar paso a la necesidad de verificación de registros en el Sisbén:
En verificación por denuncia: el Sisbén IV conserva el canal ciudadano de denuncias de inconsistencias de la información reportada en la ficha socioeconómica del hogar. Una vez obtenida la denuncia, se procede a analizar el caso desde el DNP y, en la medida que sea necesario, se pasa a verificar la información en el territorio mediante la aplicación de una nueva encuesta. Dependiendo del resultado, el DNP procede a validar el registro o a excluirlo.
En verificación por ingresos altos: para el Sisbén IV se definió un umbral de ingresos de los hogares teniendo en cuenta su tamaño, es decir, el número de miembros que lo conforman, lo que permite realizar un acercamiento a los ingresos per cápita del hogar. Aquellos hogares que sobrepasen este umbral de ingresos deberán ser sujetos a verificación, pues se presume que cuentan con los ingresos suficientes para suplir sus necesidades. De este modo, se busca asegurar que los receptores de subsidios sean los hogares en situación de pobreza y vulnerabilidad.
En verificación por calidad del registro: aquellas novedades en la base de datos del Sisbén que reflejen inconsistencias en la información del hogar frente a lo reportado inicialmente en la ficha de caracterización socioeconómica serán puestas en verificación. Estas validaciones se dan en dos líneas, unas de forma mensual y otras de forma semestral.
Desactualización de la información: Existen preguntas de la encuesta que aplican a medida que sus miembros cambian de edad, como las variables del módulo de ocupación e ingresos y, por tanto, requieren ser actualizadas. Para resolver este caso en verificación, se requiere la aplicación de una nueva encuesta para obtener la nueva información que aplica, con ocasión de los cambios en las edades de los miembros del hogar.
El resultado de todo el flujo de información es la certificación del registro y la publicación de la información certificada por parte del DNP en la Base Nacional.